नई दिल्ली, उच्चतम न्यायालय ने प्रशासनिक प्रबंधन खामियों को दूर किए जाने की दिशा में कदम उठाते हुए दस्तावेजों के रखरखाव और निपटान से संबंधित विस्तृत दिशा-निर्देश गुरुवार को जारी किए।
मुख्य न्यायाधीश बी आर गवई ने अपने संदेश में कहा कि पिछले कुछ वर्षों में उच्चतम न्यायालय की रजिस्ट्री ने कई शाखाओं में आने वाले प्रशासनिक रिकॉर्ड की संख्या और विविधता में उल्लेखनीय वृद्धि देखी है। उन्होंने कहा, “जबकि मामले की कार्यवाही से संबंधित न्यायिक रिकॉर्ड सुप्रीम कोर्ट रूल्स, 2013 के आदेश एलवीआई (56) में निहित स्पष्ट प्रावधानों द्वारा शासित होते हैं। भारत के शीर्ष न्यायालय के अभ्यास और कार्यालय प्रक्रिया की पुस्तिका, 2017 के अध्याय 21 में और विस्तार से बताया गया है। इसमें प्रशासनिक रिकॉर्ड के प्रबंधन के संबंध में एक कमी बनी हुई है।”
मुख्य न्यायाधीश गवई ने जोर देकर कहा कि यह असमानता शाखाओं में असंगत प्रथाओं की ओर ले जाती है, जिससे अभिलेखीय स्पष्टता और दक्षता प्रभावित होती है। उन्होंने बताया कि 'रिकॉर्ड्स के संरक्षण और नष्ट के लिए दिशा-निर्देश 2025' का उद्देश्य संस्थागत निर्णयों, नीति कार्यान्वयन, अंतर-विभागीय पत्राचार, लेखा परीक्षा और बाहरी हितधारकों के साथ जुड़ाव सहित प्रशासनिक रिकॉर्ड के प्रबंधन में सुसंगतता, जवाबदेही और दक्षता को बढ़ावा देकर इसे ठीक करना है।
उन्होंने पारदर्शिता और जवाबदेही के लिए इन रिकॉर्डों को ठीक से प्रबंधित करने और एक तर्कसंगत ढांचा स्थापित करने के लिए दिशा-निर्देशों के महत्व को रेखांकित किया। दिशा-निर्देशों के अनुसार, भारत के मुख्य न्यायाधीश और सर्वोच्च न्यायालय के न्यायाधीशों के हस्ताक्षर वाले मूल सबमिशन नोट या पेपर बुक को स्थायी रूप से संरक्षित किया जाना शामिल है। इसके अलावा, नीति फाइलें, कार्यालय आदेश और परिपत्र फाइलें स्थायी रूप से संरक्षित की जानी थीं।
उन्होंने कहा “रिकॉर्ड को सुरक्षित रखने की अवधि मध्यस्थता, मुकदमेबाजी, जांच या लेखा परीक्षा (जैसी भी स्थिति हो) की अंतिम कार्रवाई या निपटान के बाद शुरू होगी। संबंधित सभी शाखाएं फाइलों/मामलों/रिकॉर्ड को नष्ट करने से पहले यह सुनिश्चित करेंगी कि नष्ट/हटाई जा रही फाइलों/मामलों/रिकॉर्ड के विषय-वस्तु के संबंध में कोई अदालती मामला लंबित न हो।”
यदि किसी शाखा या विंग के रिकॉर्ड किसी दूसरी शाखा या गोपनीय शाखा से संबंधित रिकॉर्ड से सह-संबंधित हैं, तो “अनुभाग में अदालती मामला प्राप्त होते ही अदालती मामले के लंबित होने की सूचना उन्हें भेजी जानी चाहिए।”
दिशा-निर्देश में कहा गया है कि संबंधित शाखाओं द्वारा रिकॉर्ड को नष्ट करना और रखना संबंधित रजिस्ट्रार से उचित अनुमोदन के बाद किया जाना चाहिए।
इसमें कहा गया है, “रिकॉर्ड को नष्ट करने की प्रक्रिया सामान्यतः गर्मी की छुट्टियों/आंशिक न्यायालय कार्य दिवसों के दौरान की जाती है। यदि दस्तावेजों/रिकॉर्ड की स्कैन की गई प्रति को लिखित रूप में दर्ज किए जाने वाले कारणों से विचार अवधि से परे संरक्षित किया जाना है, तो संबंधित रजिस्ट्रार द्वारा रिकॉर्ड को नष्ट करने के समय निर्णय लिया जा सकता है।”
दिशा-निर्देश में यह भी कहा गया है कि वित्तीय और बजट से संबंधित दस्तावेजों और फाइलों को एक अप्रैल से 31 मार्च तक प्रत्येक वित्तीय वर्ष के लिए अलग से बनाए रखा जाना चाहिए। इसमें कहा गया है कि अन्य सभी रिकॉर्ड, रजिस्टर प्रत्येक कैलेंडर वर्ष, यानी एक जनवरी से 31 दिसंबर तक अलग से बनाए रखे जा सकते हैं।